Responsable de Gestion Documentaire

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Date: 03-Jun-2021

Location: TOULOUSE, 31, France

Company: Alstom

Nous créons des innovations intelligentes pour relever les défis de la mobilité d’aujourd'hui et de demain. Nous concevons et fabriquons une gamme complète de systèmes de transport, des trains à grande vitesse aux bus électriques et trains sans conducteur, en passant par les solutions d'infrastructure, de signalisation et de mobilité digitale. Nous rejoindre, c’est intégrer une communauté internationale de plus 75000 personnes qui se consacrent à la résolution de problèmes de mobilité concrets et à la réalisation de projets internationaux ayant un impact local durable.

Job Title

Responsable de Gestion Documentaire

 

Organisation Reporting

Hierarchical:     Adjoint au Directeur de Projet

Functional:       Adjoint au Directeur de Projet

 

Network & Links

Pour mener à bien sa missions, le Responsable de la Gestion Documentaire :

  • aura à utiliser un système de gestion documentaire ou un système de GED (gestion électronique de documents). Ce système devra permettre la gestion d’une documentation mixte, papier et électronique.
  • fera partie du Projet pour la livraison des documents en interne ou/et vers le Client.
  • aura des connaissances sur les outils ProjectWise et Mezzoteam

 

Performance Measurement/KPI’s

  • Mettre en place le suivi hebdomadaire de la production avec graphes et mesures
  • Assurer que la procédure de gestion documentaire est implémentée correctement,
  • Effectuer des Audites sur la documentation.

Responsibilities

S’assurer que les principes documentaires émis par le projet sont connus et remis en temps et en heures selon les jalons du projet.

  • Fournir aux auteurs de leur entité les références et codifications nécessaires pour la documentation qu’ils produisent
  • Alimenter la base de données documentaire avec les documents produits par toutes les entités du projet
  • S’assurer que les documents émis par l’entité pour le projet sont validés et suivre la validation du Client
  • Réceptionner, contrôler, enregistrer et diffuser la documentation aux équipes du projet (internes ou externes) et s’assurer également de la diffusion des informations liées aux documents (Commentaires).
  • Elaborer un plan de classement ou d’un référentiel de classement des documents (papier/électronique) (matérialisé, par exemple, par une arborescence de « dossiers », « sous-dossiers », etc.) ;
  • S’assure, en fin de projet, de posséder la documentation complète, en version finale et validée.
  • Superviser 2 à 3 personnes pour le suivi de la gestion documentaires

 

Knowledge & Experience :

  • Baccalauréat
  • 2 à 5 ans d’expérience en tant que Responsable Gestion Documentaire
  • S’exprimer et écrire couramment en Français
  • Avoir une base en anglaise serait favorable.
  • Avoir une expérience du domaine ferroviaire serait favorable,
  • Doit connaitre l’outil ProjectWise et Mezzoteam
  • Capable de travailler seul(e) ou en équipe
  • Être organise et méthodique,
  • Posséder de bonnes bases Excel pour manipuler aisément les données et les graphes

 

Team size :

  • Capacité à s’adapter dans un projet complexe avec différents intervenants.
  • Capable d’orienter les entités dans la codification des documents pour assurer leurs livraisons

 

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