Assistant exécutif / Assistante exécutive

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Date: 03-Jun-2022

Location: St-Bruno, QC, Canada

Company: Alstom

Ouvrant la voie de la transition énergétique, Alstom développe et commercialise des solutions de mobilité qui constituent des fondations durables pour l’avenir du transport. Son portefeuille de produits comprend notamment des trains à grande vitesse, des métros, le monorail, des tramways et des bus électriques ainsi que des systèmes intégrés, des services sur mesure, de l’infrastructure, des solutions de signalisation et des solutions de mobilité numériques. Alstom compte 150 000 véhicules en service commercial à travers le monde. Avec l’intégration de Bombardier Transport le 29 janvier 2021, le chiffre d’affaires proforma combiné du Groupe élargi atteint 14 milliards d’euros pour la période de 12 mois close le 31 mars 2021. Basé en France, Alstom est désormais présent dans 70 pays et emploie 70 000 personnes dans le monde. Son siège social de la région des Amériques est à St-Bruno au Québec. Au Canada, Alstom compte plus de 4 300 employés, dont 1 800 au Québec. www.alstom.com

Assistant(e) exécutif(ive) pour assister 2 vice-présidents du site de St-Bruno

 

Nous sommes à la recherche d’un(e) assistant(e) exécutif(ive) pour assister deux vice-présidents basés à notre site de Saint-Bruno (QC).

 

Dans votre rôle d’assistant(e) exécutif(ive), vous serez responsable de :

 

  • Accomplir une grande variété de tâches administratives, y compris: la gestion d’un calendrier extrêmement actif de réunions/rencontres; remplir des rapports de dépenses; composer et préparer de la correspondance parfois confidentielle; organisation de plans de voyage, d’itinéraires et d’ordres du jour complexes et détaillés; et la compilation de documents pour les réunions liées aux voyages.

  • Faire des recherches, établir des priorités et assurer le suivi des questions et des préoccupations reçues adressées aux vice-présidents, y compris celles de nature délicate ou confidentielle. Déterminer le plan d’action, la référence ou la réponse appropriés.

  • Compléter avec succès les aspects critiques des livrables avec une approche pratique.

  • Prioriser les besoins conflictuels; traiter les questions rapidement, de façon proactive et donner suite aux projets jusqu’à leur achèvement, souvent avec des pressions sur les échéances.

 

Qualifications requises

En tant que candidat idéal, vous possédez :

  • Diplôme de secrétariat d’une école de métiers.

  • 10 ans d’expérience en administration, minimum 5 au niveau exécutif d’une entreprise multinationale et multisites.

  • Solides compétences organisationnelles qui reflètent la capacité d’effectuer et de prioriser plusieurs tâches de façon transparente avec une excellente attention aux détails.

  • Très bonnes aptitudes pour les relations interpersonnelles et capacité d’établir des relations avec les intervenants internes et externes.

  • Approches proactives démontrées en matière de résolution de problèmes avec une solide capacité de décision.

  • Maturité émotionnelle.

  • Joueur d’équipe hautement débrouillard, avec la capacité d’être aussi extrêmement efficace de façon indépendante.

  • Capacité éprouvée de traiter des renseignements confidentiels avec discrétion, de s’adapter à diverses demandes concurrentes et de démontrer le plus haut niveau de service à la clientèle et de réponse.

  • Capacité démontrée d’atteindre des objectifs de haute performance et de respecter les échéanciers dans un environnement en évolution rapide.

  • Avant-gardiste, qui cherche activement des opportunités et propose des solutions.

  • Maîtrise de Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).

  • Connaissance de SAP (atout).

  • Excellentes aptitudes à la communication en français et en anglais (parlé et écrit).

  • Connaissance de l’espagnol (atout).

 

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Executive Assistant to assist 2 Vice Presidents


We are looking for an Executive Assistant to assist two Vice Presidents for our Saint-Bruno (QC) office.

In your role as Executive Assistant you will be responsible to:

 

  • Complete a broad variety of administrative tasks including: managing an extremely active calendar of appointments; completing expense reports; composing and preparing correspondence that is sometimes confidential; arranging complex and detailed travel plans, itineraries, and agendas; and compiling documents for travel-related meetings.

  • Research, prioritize, and follow up on incoming issues and concerns addressed to the VPs, including those of a sensitive or confidential nature. Determine appropriate course of action, referral, or response.

  • Successfully complete critical aspects of deliverables with a hands-on approach.

  • Prioritize conflicting needs, handle matters expeditiously, proactively, and follow-through on projects to successful completion, often with deadline pressures.

 

Qualifications

 

As our ideal candidate, you possess:

 

  • Secretarial diploma from a trade school.

  • 10 years of administrative experience, minimum 5 at the Executive level of a multinational and multisite company.

  • Strong organizational skills that reflect ability to perform and prioritize multiple tasks seamlessly with excellent attention to detail.

  • Very strong interpersonal skills and the ability to build relationships with internal and external stakeholders.

  • Demonstrated proactive approaches to problem-solving with strong decision-making capability.

  • Emotional maturity

  • Highly resourceful team-player, with the ability to also be extremely effective independently.

  • Proven ability to handle confidential information with discretion, be adaptable to various competing demands, and demonstrate the highest level of customer/client service and response.

  • Demonstrated ability to achieve high performance goals and meet deadlines in a fast-paced environment.

  • Forward looking thinker, who actively seeks opportunities and proposes solutions.

  • Proficiency with Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel and PowerPoint).

  • Knowledge of SAP (asset).

  • Excellent communication skills in French and English (spoken and written).

  • Knowledge of Spanish (asset).

 

 

Le masculin est utilisé à des fins d'allègement du texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, seules les personnes à l’étude seront contactées.

Alstom est un employeur sous le principe de l’égalité d’accès à l’emploi et encourage les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à présenter une demande.

 


Job Segment: Administrative Assistant, Secretary, Executive Assistant, SAP, ERP, Administrative, Technology