Assistant de Département (H/F)

Req ID:425979 

Leading societies to a low carbon future, Alstom develops and markets mobility solutions that provide the sustainable foundations for the future of transportation. Our product portfolio ranges from high-speed trains, metros, monorail, and trams to integrated systems, customised services, infrastructure, signalling and digital mobility solutions. Joining us means joining a caring, responsible, and innovative company where more than 70,000 people lead the way to greener and smarter mobility, worldwide

Au sein de notre division Systèmes Digitaux et Intégrés, nous concevons les nouvelles solutions intelligentes permettant l’exploitation des réseaux de transports ferroviaires.

Nos métiers en innovation, informatique, cybersécurité, électronique et en télécommunications construisent l’intelligence des trains de demain afin de répondre aux besoins de mobilité plus durable.

Nous recherchons des personnes curieuses dotées d’un esprit novateur et qui ont à cœur de réinventer la mobilité en la rendant plus intelligente et plus durable.

Notre site de Saint-Ouen constitue notre centre d’excellence mondial en signalisation au sein duquel plus de 1000 collaborateurs vous y attendent.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour notre département Performance & Amélioration Continue localisé(e) à Saint-Ouen-sur-Seine (93, site desservi par lignes 13 et 14 du métro francilien et arrêt Saint-Ouen sur RER C).

Rattaché(e) au Directeur de ce département, vous accompagnez son équipe afin de faciliter et d’optimiser la gestion de leurs activités.

Véritable personne de confiance pour l’équipe Performance & Amélioration Continue, vous organisez, gérez, coordonnez, communiquez et assurez le suivi de l’ensemble des activités permettant de les seconder.

A ce titre, vos missions principales sont les suivantes :

Organisation :

• La gestion de l’agenda du Directeur, de ses e-mails, appels, courriers et contacts, l’organisation de ses déplacements & voyages,
• La préparation des réunions, l’organisation des évènements tels que les séminaires, « Team buildings », visites sur sites, …
• La coordination avec les différentes équipes, la préparation et la communication de l’agenda, des documents,
• Le suivi et l’optimisation des routines de l’équipe de direction,
• La coordination et la consolidation des informations de l’équipe de direction pour les comptes rendus récurrents,
• La mise à jour des outils de suivi de l’activité (prestataires, plannings, abonnements),
• Le suivi des frais généraux du périmètre, la saisie et la validation des commandes avec le suivi de leur facturation.

Communication et collaboration transverses :

• L’élaboration de présentations pour la direction,
• Etre le relai de communication vers les équipes : en lien avec la Communication afin de diffuser les informations et toute communication liée à la vie des sites ; en lien avec les équipes Ressources Humaines & Finance pour les communications liées au business (recrutement, rappel des règles RH, ...),
• La participation active au réseau des Assistant-e-s du site, dont la prise de relais d’autres Assistant-e-s de Direction en leur absence,
• Etre le relai local pour l’organisation des vœux ou toute intervention des équipes du Siège de l’entreprise (Head Quarters).

Le profil recherché

• Vous disposez d’une expérience d’au moins 5 ans en assistanat de Direction,
• Vous faites preuve d’un grand sens de la confidentialité et de diplomatie,
• Vous savez gérer les priorités et travaillez dans le respect des délais et des procédures,
• Votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre autonomie seront des atouts essentiels pour votre réussite dans ce poste,
• Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité, votre orientation solutions et votre sens du service,
• Vous possédez un très bon relationnel et de bonnes qualités rédactionnelles,
• Vous savez travailler avec des équipes en transverse,
• Vous avez une parfaite maîtrise d’Outlook et de ses fonctionnalités et un bon niveau sur Pack Office (il est demandé une maîtrise de Power Point pour les présentations notamment),
• Vous disposez d’un bon niveau d’anglais aussi bien à l’écrit qu’à l’oral.

Alstom is the leading company in the mobility sector, solving the most interesting challenges for tomorrow’s mobility. That’s why we value inquisitive and innovative people who are passionate about working together to reinvent mobility, making it smarter and more sustainable. Day after day, we are building an agile, inclusive and responsible culture, where a diverse group of people are offered opportunities to learn, grow and advance in their careers, with options across functions and geographic locations. Are you ready to join a truly international community of great people on a challenging journey with a tangible impact and purpose?  

Equal opportunity statement:
Alstom is an equal opportunity employer committed to creating an inclusive working environment where all our employees are encouraged to reach their full potential, and individual differences are valued and respected.  All qualified applicants are considered for employment without regard to race, colour, religion, gender, sexual orientation, gender identity, age, national origin, disability status, or any other characteristic protected by local law. 
 

Job Type:​Experienced​