Assistant(e) F/M

Req ID:505148 

Chez Alstom, nous avons une connaissance pointue des réseaux de transport et comprenons ce qui conduit les individus à les emprunter. Des trains à grande vitesse, métros, monorails et tramways aux systèmes intégrés, services, infrastructures, et solutions de signalisation et de mobilité numérique, nous offrons à la diversité de nos clients le portefeuille le plus vaste du secteur.  Chaque jour, plus de 80 000 collaborateurs dans le monde qui ouvrent la voie à des solutions de mobilité plus vertes et plus intelligentes pour relier les villes, réduire l’empreinte carbone et remplacer la voiture.

Votre futur rôle

Vous jouerez un rôle clé en soutenant notre VP RH & VP D&IS pour la région Europe et en veillant au bon fonctionnement global des équipes. Au quotidien, vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes (comme la communication et les départements internes), gérerez des tâches administratives et contribuerez à la planification et à l’organisation d’événements et de réunions, entre autres. 

Vos responsabilités 

• Gérer l'agenda des 2 Vice-Présidents (VP RH Europe et VP D&IS Europe)
• Coordonner les réservations pour les déplacements, vols, hôtels et notes de frais
• Prendre en charge toutes les demandes d’achat, bons de commande, y compris la gestion les questions des fournisseurs externes
• Organiser et gérer les événements internes, réunions et logistique
• Apporter un soutien ponctuel à l’équipe centrale D&IS et/ou aux nouveaux arrivants (fournitures, assistance sur Concur, salles de réunion)
• Assurer la coordination avec les assistantes locales dans les pays, ainsi qu’avec les assistantes du Leadership Team et les Managing Directors (MDs)
• Organiser les réunions d’équipe et la communication
• Maintenir une gestion efficace des données et des systèmes de classement
• Traiter les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme
• Soutenir les missions RH transversales (en collaboration avec l’équipe RH centrale) :
• Reportings mensuels (formations obligatoires, sécurité ferroviaire, KPIs formation, DEI,...)
• Reportings pontuels (dialogue continu, formations spécifiques, My Voice,...)
• Organisation des réunions d'intégration RH Europe (invitations, coordination des présentations des intervenants,...)
• Support pour les présentations People Review Europe (une fois par an)
• Demandes d'achat (environ une dizaine par an)

Formation et expériences requises

• Niveau BAC+3 souhaité
• 5 ans d'expérience dans l'assistanat administratif
• Anglais courant 
• Maîtrise de MS Office (Word, PowerPoint, Excel,...)
• Excellente communication écrite et orale en français et en anglais 

Compétences et profils recherchés

• Fiabilité et capacité à prioriser, esprit d'équipe et collaboration
• Ingéniosité et solides compétences interpersonnelles
• Fiable, engagé et capable de traiter des informations sensibles en toute confidentialité
• Aptitudes à résoudre les problèmes rapidement et efficacement
• Excellentes compétences en communication (écrite et orale) avec les collaborateurs, l'équipe dirigeante et lors de présentations
• Compétences en organisation et gestion du temps 
• Capacité à interpréter les informations, présenter des données chiffrées de manière claire
• Bonne compétences analytiques

Il n’y a pas que les passionnés de trains qui s’épanouissent chez nous. Nul doute que vous ressentirez beaucoup de fierté lorsque vous monterez dans l’un de nos trains avec votre famille ou vos amis. Si vous aimez le challenge, nous serions ravis d’échanger avec vous !

Remarque importante

En tant qu’employeur présent dans plus de 63 pays, nous souscrivons au principe d’égalité d’accès à l’emploi et valorisons la diversité. Nous nous sommes engagés à créer un environnement de travail inclusif pour tous.