Assistant administratif / Assistante administrative

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Date: 16-Jan-2023

Location: Saint-Bruno, QC, CA

Company: Alstom

Ouvrant la voie de la transition énergétique, Alstom développe et commercialise des solutions de mobilité qui constituent des fondations durables pour l’avenir du transport. Son portefeuille de produits comprend notamment des trains à grande vitesse, des métros, le monorail, des tramways et des bus électriques ainsi que des systèmes intégrés, des services sur mesure, de l’infrastructure, des solutions de signalisation et des solutions de mobilité numériques. Alstom compte 150 000 véhicules en service commercial à travers le monde. Avec l’intégration de Bombardier Transport le 29 janvier 2021, le chiffre d’affaires proforma combiné du Groupe élargi atteint 14 milliards d’euros pour la période de 12 mois close le 31 mars 2021. Basé en France, Alstom est désormais présent dans 70 pays et emploie 70 000 personnes dans le monde. Son siège social de la région des Amériques est à St-Bruno au Québec. Au Canada, Alstom compte plus de 4 300 employés, dont 1 800 au Québec. www.alstom.com

 

Sous la supervision du directeur du département, l’assistant administratif effectue un travail de gestion administrative et de coordination de toutes les activités du département. Cela comprend le soutien à l'équipe des soumissions (appels d’offres) et l’exécution des tâches administratives de manière efficace, dynamique et amicale. Il s’agit d’un rôle varié avec des responsabilités nécessitant de solides compétences en administration‚ informatique‚ organisation, communication et une attitude proactive.

 

Dans votre rôle d’assistant(e) administratif(ve), vous serez responsable de :

  • Agir en tant que point de contact pour l’équipe des soumissions
  • Gérer les communications entrantes et sortante pour le département des soumissions
  • Maintenir l'agenda professionnel du Directeur de département, organiser des réunions et des rendez-vous et effectuer des suivis
  • Produire des rapports, des présentations et des comptes rendus de réunions
  • Développer et mettre en œuvre un système efficace de documentation et de classement électroniques
  • Gérer les voyages et déplacements professionnels
  • Réserver les voyages dans l’outil Alstom pour le Directeur et son équipe (avion, train, hôtel, véhicule de location etc.)
  • Gérer les processus VISA si nécessaire dans le cadre des déplacements professionnels
  • Gérer les notes de frais dans l’outil Concur
  • Gérer les factures liées aux prestations achetées par le Département
  • Créer les demandes d’achats et faire un suivi jusqu’au paiement des factures
  • Soutenir le Directeur dans l'organisation des évènements à l’extérieur du site
  • Accueillir les différentes parties prenantes sur site, y compris pour ce qui est des aspects transports / repas etc
  • Gérer les priorités et les besoins conflictuels; traiter les questions rapidement, de façon proactive et donner suite aux projets jusqu’à leur achèvement, souvent avec des pressions sur les échéances.

 

Qualifications requises

  • Diplôme dans le domaine de l’administration ou du secrétariat
  • 3-5 ans d’expérience en administration, obligatoire
  • Capacité éprouvée de traiter des renseignements confidentiels avec discrétion, de s’adapter à diverses demandes concurrentes et de démontrer le plus haut niveau de service à la clientèle et de réponse.
  • Solides compétences organisationnelles qui reflètent la capacité d’effectuer et de gérer plusieurs tâches de façon transparente avec une excellente attention aux détails.
  • Très bonnes aptitudes pour les relations interpersonnelles et capacité d’établir des relations avec les intervenants internes et externes.
  • Approches proactives démontrées en matière de résolution de problèmes avec une solide capacité de décision.
  • Maturité émotionnelle.
  • Capacité démontrée d’atteindre des objectifs de haute performance et de respecter les échéanciers dans un environnement en évolution rapide.
  • Maîtrise de Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel et PowerPoint), obligatoire
  • Connaissance de SAP, un atout
  • Aptitudes à la communication en français et en anglais (parlé et écrit), obligatoire

 

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.


Job Segment: Secretary, Administrative Assistant, ERP, SAP, Administrative, Technology