Adjointe administrative ingénierie

À la tête des entreprises qui s’engagent vers un avenir plus vert, Alstom développe et commercialise des solutions de mobilité qui apportent les fondements durables pour l'avenir des transports. Notre portefeuille de produits s'étend des trains à grande vitesse, métros, monorails et tramways jusqu’aux systèmes intégrés, services sur mesure, infrastructures, signalisation et solutions de mobilité numérique. Nous rejoindre, c'est rejoindre une entreprise bienveillante, responsable et innovante où plus de 80 000 personnes ouvrent la voie à une mobilité plus verte et plus intelligente, dans le monde entier.

Pourriez-vous être le/la Assistant(e) à temps plein à Saint-Bruno que nous recherchons ?

Votre futur rôle

Relevez un nouveau défi et mettez à profit votre expertise organisationnelle et vos compétences en communication dans un domaine de pointe. Vous travaillerez avec des collègues collaboratifs et soucieux des détails, dans une ambiance dynamique et inclusive, tout en jouant un rôle clé dans le soutien aux équipes Systèmes Train, Bogie et Intérieurs  et en assurant le bon fonctionnement de leurs activités.

Au quotidien, vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes de l'entreprise (telles que les équipes d'ingénierie et les ressources humaines), maintiendrez des canaux de communication efficaces et gérerez les tâches administratives pour garantir l'organisation et la concentration de l'équipe.

Vous vous occuperez plus particulièrement de la gestion des calendriers, de la coordination des réunions et de la gestion des rapports de dépenses, mais aussi de la liaison avec les clients et de l'intégration des nouveaux collaborateurs.

Nous ferons appel à vous pour :

• Soutenir la gestion des feuilles de temps et de l’assiduité
• Suivre les congés annuels et l’approbation bimensuelle des feuilles de temps pour les équipes d’ingénierie
• Créer et gérer les autorisations de déplacement pour les gestionnaires et les consultants externes
• Soutenir les employés dans les réservations de voyage
• Valider les factures et gérer les accusés de réception de marchandises
• Gérer les demandes d’achat (paniers d’achat) pour les approvisionnements directs et indirects
• Assurer la liaison avec les finances pour les vérifications budgétaires, les approbations, les régularisations et les reclassifications
• Demander des ordinateurs portables et coordonner avec le service informatique
• Aider avec les rappels (feuilles de temps, périodes de vacances, changements système)
• Préparer et tenir à jour les rapports budgétaires pour les heures indirectes, les absences, les formations, l'administration et les ODC de gestion
• Fournir un soutien d’onboarding et d’autres services aux nouveaux membres de l’équipe (listes de contrôle, configuration des accès, coordination)
• Aider les employés avec les processus de visa et de permis (documentation et suivi)

Votre profil

Nous accordons plus d'importance à la passion et à l’état d’esprit qu'à l'expérience. C'est pourquoi nous n'attendons pas de vous que vous possédiez toutes les compétences. Nous avons plutôt dressé une liste de celles qui, selon nous, vous aideront à réussir et à vous épanouir dans ce rôle :

• Diplôme collégial ou supérieur.

• Maîtrise avancée des outils Microsoft 365 : SharePoint, Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint.

• Minimum de 5 ans d'expérience en support administratif.

• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.

• Excellentes compétences en gestion des priorités et bon sens de l'initiative.

• Capacité à anticiper et résoudre les problèmes de manière autonome.

• Excellentes compétences en organisation et en gestion multitâche.

• Esprit d'équipe avec un fort sens du service client.

Ce que vous apprécierez

Rejoignez-nous pour une nouvelle expérience de vie - le secteur ferroviaire est un secteur d’avenir, vous pouvez donc vous développer et acquérir de nouvelles compétences et expériences tout au long de votre carrière. Vous pourrez également :

• Bénéficier de stabilité, de défis et d'une carrière à long terme sans routine quotidienne.

• Travailler avec des outils et des systèmes innovants pour optimiser les opérations de projet.

• Collaborer avec des équipes transversales et des collègues compétents et bienveillants.

• Contribuer à des projets d’envergure qui façonnent l’avenir de la mobilité.

• Profiter d’un environnement de travail flexible et inclusif.

• Orienter votre carrière dans la direction de votre choix à travers les fonctions et les pays.

• Bénéficier de notre investissement dans votre développement, par le biais de programmes d’apprentissage primés.

• Progresser vers des opportunités en gestion de projet ou d'autres rôles selon vos aspirations.

• Bénéficier d'un système de rémunération équitable et dynamique qui reconnaît vos performances et votre potentiel, ainsi que d'une couverture sociale complète et compétitive (assurance-vie, assurance-maladie, pension).

Il n'est pas nécessaire d'être un passionné de trains pour s'épanouir chez nous. Nous vous garantissons que lorsque vous monterez dans l'un de nos trains avec vos amis ou votre famille, vous en serez fier. Si vous êtes prêt(e) à relever le défi, nous aimerions vous connaître !

Important

En tant qu'entreprise mondiale, nous sommes un employeur qui prône l'égalité des chances et qui célèbre la diversité dans les 63 pays où nous sommes présents. Nous nous engageons à créer un lieu de travail inclusif pour tous.