Asistente Administrativa

Req ID:510006 

En Alstom, sabemos cómo funcionan las redes de transporte y qué mueve a las personas. Desde trenes, metros, monorrieles y tranvías de alta velocidad, hasta sistemas, servicios, infraestructura, señalización y movilidad digital preconfigurados, ofrecemos a nuestros diversos clientes la cartera más amplia de la industria. Todos los días, 80 000 personas procuran liderar la transición hacia una movilidad más ecológica e inteligente en todo el mundo, que permita conectar ciudades, pero también reducir la huella de carbono y sustituir los automóviles.

Asistente Administrativa

Objetivo del puesto:

• proporcionar un servicio confidencial, eficaz y profesional al Gerente de Sistemas Ferroviarios  y a su equipo
• ayudar al Gerente a garantizar la eficiencia del tiempo, la comunicación y la organización
• Prestar apoyo en cualquier tema específico relacionado con las actividades del departamento.
• Llevar al día los KPI del departamento

Estructura organizativa:

Región o país o sede / PMO

Reporta directamente a:

Gerente de Sistemas Ferroviarios

Redes y enlaces  

RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

Responsabilidades clave:

• Seguimiento del suministro de consumibles de almacén (cocina, oficina....)
• Gestión y registro de las vacaciones anuales del equipo del proyecto
• Servir de enlace con el equipo del proyecto de forma regular para obtener información diversa para el Gerente.
• Compilación de informes para revisiones de proyectos
• Organizar reuniones, incluidas reservas de salas, equipos, refrigerios, etc.
• Enlace con el cliente: construya relaciones con los clientes en todos los niveles y conviértase en un
• Punto de contacto para ellos
• Gestionar la oficina: recepción de visitas, asignación de salas, correos, facturas, almuerzos, etc.
• Arreglos de viaje – vuelos/reservas de hotel – visa
• Gestionar las hojas de gastos en las herramientas electrónicas
• Gestión de diarios
• Gestión del correo electrónico: en su caso, responder en nombre del Gerente de Sistemas Ferroviarios
• Llamadas telefónicas
• Preparar agendas para las reuniones, redactar actas
• Brindar apoyo en la realización de presentaciones de PowerPoint
• Gestionar DA y seguir el pago de las facturas
• Proporcionar el apoyo necesario a los recién llegados al equipo
• Apoyo al equipo en CONCUR y Realiazición de HAFs
• Seguimiento del programa de mantenimiento de vehículos (estado, gas, condiciones físicas.....)

PRERREQUISITOS DE EXPERIENCIA Y COMPETENCIAS REQUERIDAS

Obligatorio:

• Nivel de titulación
• Habilidades de TI: usuario competente de Word, paquetes de Excel, Lotus Notes, correo electrónico, Internet. Buen dominio del software (word, excel, PowerPoint, Outlook...) y del ordenador
• Licencia de conducir (mínimo tipo A)

Deseable:

• Taquigrafía y mecanografía
• Curso de Secretaria
• Inglés

Experiencia

Obligatorio:

• Buen conocimiento de Alstom y otras áreas funcionales dentro de la organización
• Conocimiento básico del mercado interno
• Flexible y con la capacidad de realizar múltiples tareas

Competencias y habilidades

• Confiable / Confidencial / Discreción
• Sentido de urgencia
• Autonomía, buen sentido de la iniciativa y capacidad para anticipar y resolver problemas
• Servicio de calidad en lugar de cantidad
• Reactividad
• Buenas habilidades de relación y comunicación
• Espíritu de equipo y orientación al cliente
• Disponibilidad de horario

No es necesario ser un fanático de los trenes para prosperar con nosotros. Te garantizamos que, en cuanto pongas un pie en uno de nuestros trenes con tus amigos o familiares, sentirás un gran orgullo. Si estás dispuesto a asumir el desafío, nos encantaría saber más sobre ti.

Observación importante

Como empresa global, ofrecemos igualdad de oportunidades de empleo y celebramos la diversidad en más de 63 países. Tenemos el firme compromiso de crear un lugar de trabajo seguro para todos.