Assistant(e) Projet

Le poste est basé à Marseille au sein de l'équipe projet Neomma qui comprend environ 30 personnes de tout corps de métier.
Le projet est l'un des projets les plus intéressants et ambitieux d'Alstom en France et dans le monde pour cette décennie.
Il consiste en la livraison d'un nouveau centre de contrôle et de 38 nouveaux trains pour les 2 lignes M1/M2, d'abord avec conducteur puis en mode sans conducteur.

Objectif du poste :
Fournir un service confidentiel, efficace et professionnel au directeur de projet, à son équipe (Core Team) et aux personnes localisées dans le "project Office" de Marseille
Fournir l'assistance necessaire pour garantir l’efficacité de la communication et de l’organisation au sein de l'équipe
Être le "Chief Happyness Officer du "Marseille Project Office" : apporter un soutien lié aux activités locales du projet et de l'équipe projet basée à Marseille

Ci-dessous sont mentionnées les principales responsabilités ainsi que les expériences et compétences requises.

Principales responsabilités :
- Gérer le bureau avec l'appui du Facility Manager & EHS Manager – accueil des visiteurs, attribution des salles de réunion, courrier, factures, déjeuners client, sapin de Noël, "Summer BBQ", ou événements ponctuels, etc.
- Gérer DA et suivre le paiement des factures pour toutes interventions liées à la gestion des installations (alarmes, incendie, alimentation en eau, service de nettoyage)
- Initier le rapport mensuel du projet et assurer une émission en temps et en heure vers le client
- Assurer la liaison régulière avec l'équipe de projet pour obtenir diverses informations pour le PM
- Compilation de rapports pour les revues de projets
- Organisation de réunions – y compris les réservations de salles, d’équipements, de rafraîchissements, etc.
- Liaison client – ​​établir des relations avec les clients à tous les niveaux et devenir un point de contact fiable pour eux
- Organisation de mission – réservations de vols/hôtels – notes de frais
- Gestion de l'agenda et des e-mails le cas échéant, répondre au nom du directeur 
- Préparer les ordres du jour des réunions, rédiger les procès-verbaux
- Fournir un soutien dans la réalisation de présentations PowerPoint
- Gestion et enregistrement des congés annuels de l'équipe projet
- Fournir le soutien nécessaire aux nouveaux arrivants dans l’équipe

Education requise
Diplôme de l'enseignement supérieur
Compétences informatiques avérées – utilisateur compétent de Word, des packages Excel, de la messagerie électronique et de l'agenda Outlook, d'Internet. 
Maitrise des progiciels et aisance sur les outils informatique (par ex. Concur, SAP,...)
Français : langue maternelle ; anglais est un plus.

Expériences obligatoires :
- Expérience antérieure en tant qu'assistant de projet ou d'équipe 
- Capacité démontrée à s’adapter et à évoluer dans l’entreprise
- Bonne connaissance d'Alstom et d'autres domaines fonctionnels au sein de l'organisation

Compétences et aptitudes
Gestion des sujets confidentiels en toute discrétion
Autonomie, bon sens de l'initiative et capacité à anticiper et résoudre les problèmes
Esprit d'équipe, Orienté client
Orienté qualité 
Réactivité & capcité à hierarchiser les activités
Excellentes capacités relationnelles et de communication
Flexible et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois 

Si vous souhaitez rejoindre à Marseille l'un des projets les plus intéressants d'Alstom pour les années à venir et si vous répondez positivement aux critères d'expérience et de compétences, alors postulez vite !