Assistant au département industriel

Date: 3 août 2022

Lieu: LA POCATIERE, QC, Canada

Entreprise: Alstom

 

Ouvrant la voie de la transition énergétique, Alstom développe et commercialise des solutions de mobilité qui constituent des fondations durables pour l’avenir du transport. Son portefeuille de produits comprend notamment des trains à grande vitesse, des métros, le monorail, des tramways et des bus électriques ainsi que des systèmes intégrés, des services sur mesure, de l’infrastructure, des solutions de signalisation et des solutions de mobilité numériques. Alstom compte 150 000 véhicules en service commercial à travers le monde. Avec l’intégration de Bombardier Transport le 29 janvier 2021, le chiffre d’affaires proforma combiné du Groupe élargi atteint 14 milliards d’euros pour la période de 12 mois close le 31 mars 2021. Basé en France, Alstom est désormais présent dans 70 pays et emploie 70 000 personnes dans le monde. Son siège social de la région des Amériques est à St-Bruno au Québec. Au Canada, Alstom compte plus de 4 300 employés, dont 1 800 au Québec. www.alstom.com

 

Depuis près de 50 ans le site de La Pocatière, usine historique héritage de Bombardier Transport, est un acteur majeur de l'économie québécoise. L’usine produit des véhicules sur rails pour le transport de passagers et constitue un centre d'excellence en fabrication de matériel roulant en acier inoxydable.

 

La personne titulaire du poste assiste le directeur de l’unité d’affaire afin d’assurer le bon déroulement des activités du département.  Elle contribue à l’efficacité administrative de la fonction, en réalisant des tâches de technicien (ne), tel que du support et de la coordination administrative nécessaire à la production, dans le respect des politiques et procédures interne

 

RESPONSABILITÉS :

Support de la direction du département

  • Gère l’agenda des départements qui lui sont associés, en y apportant les ajouts / modifications nécessaires selon les priorités quotidiennes et les requis. Planifie des rencontres, prépare la documentation nécessaire et s’assure de certains suivis;
  • Prépare ou complète, le cas échéant, un support visuel, préalable à une présentation (présentation Power Point);
  • Répond aux demandes en respectant les politiques et procédures internes.

 

Efficacité administrative

  • Prépare des PO (Purchase Order) pour l’achat de fournitures NPR (non production) et pour différents besoins;
  • Suivi des PO préparés dans le système BuyNow;
  • Création de rapports divers pour les départements associés;
  • Approbation des feuilles de temps du/des département(s) qui lui sont associés;
  • Suivi des rapports divers.

 

Accueil des nouveaux employés et invités

  • Prépare le nécessaire avant l’arrivée d’un nouvel employé dans le département (outils de travail et accès). Le cas échéant, commande un ordinateur, les fournitures de bureau, crée les demandes d’accès nécessaires aux répertoires et logiciels, etc. En assure le suivi selon la date d’arrivée prévue ;
  • Prépare le nécessaire pour l’arrivée de visiteurs et assure le bon déroulement des activités en temps réel. Le cas échéant, accueille les visiteurs, effectue préalablement la réservation des salles, des repas, etc.

 

Réservations et suivis

  • Suivi des factures pour l’usine en s’assurant que toutes les personnes concernées dans chaque département effectuent les approbations nécessaires aux paiements des factures ;
  • Demandes de voyages, réservations et demandes de remboursements de comptes de dépenses des directeurs du/des département(s) qui lui sont associés ;

 

Respect des normes internes

  • Agit comme référence auprès des employés dans le respect des politiques et procédures internes.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PROFIL RECHERCHÉ :

  • Diplôme d’études professionnelle en secrétariat ou l’équivalent
  • Minimum de 5 ans d’expérience pertinente en administration
  • Expérience en milieu manufacturier, un atout
  • Aisance à travailler dans un environnement dynamique
  • Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
  • Être axée service à la clientèle
  • Connaissances techniques
  • Maitrise de la suite MS Office
  • Connaissance du système Concur (atout)
  • Maîtrise parfait du Français, Anglais intermédiaire

 

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.