Teamassistenz (w/m/d) in unserer DACH Kommunikationsabteilung

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Date: 23-Jul-2022

Location: Berlin, Germany

Company: Alstom

Req ID:312035 

 

Wir schaffen intelligente Innovationen, um den Anforderungen an Mobilität von heute und morgen gerecht zu werden. Wir entwickeln und fertigen ein komplettes Angebot an Transportsystemen von Hochgeschwindigkeitszügen über Elektrobusse, autonom fahrenden U-Bahnen bis hin zu Signaltechnik- und digitalen Mobilitätslösungen. Werden Sie Teil von Alstom, eines weltweiten Teams von 75000 Menschen, deren Ziel es ist, bestehende Herausforderungen an die Mobilität zu lösen und internationale Projekte mit nachhaltiger lokaler Wirkung zu realisieren.

 

Wenn Sie ein Flexible, Engagiert Person sind und eine kommunikative Persönlichkeit habt, ist dies Ihre Chance, eine Karriere als

 

Team Assistant/in in unserem Standort Berlin, DE aufzubauen.

 

Als unser/e Team Assistant/in stellen Sie die umfassende organisatorische Unterstützung des VPs und dessen DACH Communications Teams sicher. Eine weitreichende und verantwortungsvolle Position in einem dynamischen Team, die starke administrative IT-, Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie eine proaktive Einstellung verlangt.

Diese Position erfordert zum einen die organisatorische und finanzseitige Betreuung diverser Bestellprozesse (Opecom, Angebote, Kaufanfragen, Rechnungen) und zum anderen proaktive operative Unterstützung im abwechslungsreichen Tagesgeschäft.

 

Administrative Verantwortlichkeiten:
•    Selbstständige administrative Unterstützung des gesamten DACH Communications-Teams, u. a. Verwaltung der Agenda, Organisation von Besprechungen, Vor- und Nachbereitung von Korrespondenz und Präsentationen, Organisation & Abrechnung von Dienstreisen, usw.
•    Vorbereitung und Teilnahme an Meetings des Kommunikationsteams: Tagesordnung, Unterlagenmanagement, Protokolle.
•    Koordination von Standardvorlagen, Veranstaltungskalender, Daten(bank)management
•    Unterstützung bei Rush-Aktivitäten (Krise, Ereignisse usw.)

 

Finanzseitige Betreuung von Bestellprozessen:
•    Controlling des Budgets für externe Dienstleistungen
•    Überprüfen von Angeboten & Bestellwesen
•    Follow-up mit Finanzen, Einkauf und Buchhaltung für einen reibungslosen Ablauf der Bestell- und Zahlungsprozesse
•    Verwaltung von internen und externen Rechnungen

 

Management von Lieferantenbeziehungen zu Agenturen:
•    Sicherstellen einer reibungslosen Geschäftsbeziehung zu unseren Kommunikationsagenturen
•    Verfolgung des gesamten Prozesses der Agenturen-Einbindung End-to-End, d. h. von der Bestellanfrage bis zur Zahlung unter Einbeziehung aller Stakeholder
•    Unterstützung bei der Verhandlung von Zahlungs- und Stornierungsbedingungen in Zusammenarbeit mit der Sourcing-Abteilung
•    Selbstständige Nachverfolgung der Bestellprozesse

 

Qualifikation:
•    Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, erste mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position im internationalen Teamumfeld
•    Umfassendes Verständnis der Büromanagementsysteme und -verfahren, Buchung sowie -abrechnung von Dienstreisen
•    Routinierter Umgang mit den MS-Office-Anwendungen
•    Verhandlungssichere Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch

 

Kompetenzen und Fähigkeiten:
•    Selbstständige, proaktive und sehr gewissenhafte Arbeitsweise, insbesondere bei Routinetätigkeiten
•    Zuverlässigkeit und Organisationsfähigkeit, sicheres Planungs- und Zeitmanagement
•    Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit sowie pragmatische Problemlösungsfähigkeiten
•    Teamfähigkeit sowie eine ausgeprägte Hilfsbereitschaft, vor allem aber Spaß und Begeisterung an Kommunikation

 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über ALPS Career Opportunities.(ALPS Req ID: 312035)

 

 

Alstom ist das führende Unternehmen im Mobilitätssektor und löst die interessantesten Herausforderungen für die Mobilität von morgen. Deshalb schätzen wir neugierige und innovative Menschen, die gemeinsam mit Leidenschaft daran arbeiten, die Mobilität neu zu erfinden und somit intelligenter und nachhaltiger zu gestalten. Tag für Tag bauen wir eine agile, integrative und verantwortungsbewusste Kultur auf, in der einer vielfältigen Gruppe von Mitarbeitern*innen die Möglichkeit geboten wird zu lernen, zu wachsen und sich beruflich weiterzuentwickeln - mit Optionen über verschiedene Funktionen und geografische Standorte hinweg. Sind Sie bereit, sich einer wirklich internationalen Gemeinschaft großartiger Menschen anzuschließen und sich mit ihnen auf eine herausfordernde Reise mit spürbaren Auswirkungen und konkreten Zielen zu begeben?

 

Equal Opportunities Statement (Erklärung zur Chancengleichheit):
Alstom steht als Arbeitgeber für Chancengleichheit. Durch die Schaffung eines integrativen Arbeitsumfelds, in dem alle Mitarbeiter:innen ermutigt werden ihr volles Potenzial auszuschöpfen, werden individuelle Unterschiede geschätzt und respektiert. Alle Bewerber:innen werden allein auf Basis ihrer Qualifikation berücksichtigt, unabhängig von Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Alter, ethnischer und nationaler Herkunft, Behinderung oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen.

 


Job Segment: Bank, Banking, Finance