Office Manager

Req ID:421892 

Leading societies to a low carbon future, Alstom develops and markets mobility solutions that provide the sustainable foundations for the future of transportation. Our product portfolio ranges from high-speed trains, metros, monorail, and trams to integrated systems, customised services, infrastructure, signalling and digital mobility solutions. Joining us means joining a caring, responsible, and innovative company where more than 70,000 people lead the way to greener and smarter mobility, worldwide

Le/a Office Manager fournit un service confidentiel, efficace et professionnel au directeur de projet et aux membres de l'équipe principale du projet (Core Team). Il/Elle assiste le Directeur de Projet pour garantir l'efficacité du temps, la communication et l'organisation du travail. Fournit un soutien sur tous les sujets spécifiques liés aux activités du projet. il/elle doit acquérir un niveau élevé d'autonomie et de compréhension des défis et des objectifs du projet afin de contribuer à la fluidité des activités depuis son périmètre.

Principales responsabilités :

• Gère et enregistre les congés annuels de l'équipe principale du projet (Core Team),
• Assurer la liaison avec l'équipe de projet (Core Team) sur une base régulière pour obtenir diverses informations pour le directeur de projet,
• Compiler des rapports pour les revues de projet et enregistrer les MoM des sessions,
• Organise les réunions y compris la partie logistique (réservations de salles, équipements IS&T, etc.),
• Liaison externe - établir des relations à tous les niveaux et devenir un point de contact fiable - sous la direction du directeur de projet
• Gère le bureau - accueil des visiteurs, attribution des chambres, courrier, factures, etc.
• Gère les préparations de voyage outbound pour le directeur de projet et l'équipe principale du projet (Core Team) et l'arrivée en Côte d'Ivoire pour les visiteurs et les affectations en mission.
• Gérer les notes de frais et les réclamations dans les e-outils
• Gestion de l'agenda et des e-mails du directeur du projet : le cas échéant et selon les instructions, répondre aux communications.
• Fournir de soutien dans la réalisation de diapositives PowerPoint et la gestion des données.
• Agir en tant que point focal pour les expatriés dans la sensibilisation aux aspects interculturels et aux coutumes locales

Votre profil

• Vous êtes diplômé(e) Bac+3, vous avez idéalement 5 ans d'expérience dans les grands projets d'infrastructure.
• Vous avez travaillé dans un environnement multinationale/diversifié
• Vous êtes expérimenté(e) en Microsoft Office (Teams, Outlook, Excel, PowerPoint, etc.)
• Vous maîtrisez parfaitement l'anglais et le français parlé, lu et écrit
• Vous êtes autonome avec un bon sens de l'initiative et capacité à anticiper et résoudre les problèmes
• Vous recherchez un service de qualité plutôt que de quantité
• Vous avez des bonnes capacités relationnelles et de communication
• Vous avez l’esprit d'équipe et client-centrique

Alstom is the leading company in the mobility sector, solving the most interesting challenges for tomorrow’s mobility. That’s why we value inquisitive and innovative people who are passionate about working together to reinvent mobility, making it smarter and more sustainable. Day after day, we are building an agile, inclusive and responsible culture, where a diverse group of people are offered opportunities to learn, grow and advance in their careers, with options across functions and geographic locations. Are you ready to join a truly international community of great people on a challenging journey with a tangible impact and purpose?  

Equal opportunity statement:
Alstom is an equal opportunity employer committed to creating an inclusive working environment where all our employees are encouraged to reach their full potential, and individual differences are valued and respected.  All qualified applicants are considered for employment without regard to race, colour, religion, gender, sexual orientation, gender identity, age, national origin, disability status, or any other characteristic protected by local law. 
 

Job Type:​Experienced​